Il verbale di consegna degli arredi: che cosa scriverci

In breve. Nell'appalto l'opera si considera accettata se il committente ne riceve la consegna senza riserve, anche quando la verifica non è avvenuta (articolo 1665 del codice civile); e sui vizi riconoscibili al momento dell'accettazione la garanzia non è più dovuta (articolo 1667). Il verbale di consegna interrompe quel meccanismo. Non serve a litigare: serve a fissare per iscritto che cosa è stato consegnato, in che stato, e che cosa resta da sistemare.

Perché una firma pesa più di una clausola di garanzia?

Il verbale arriva sempre nel momento peggiore: ultimo giorno, altre imprese ancora in cantiere, a firmare chi passa di lì. Si firma per sbloccare la fattura. La legge però dà a quella firma un peso che sul momento nessuno le attribuisce: il committente ha diritto di verificare l'opera prima di riceverla, e se non procede alla verifica nonostante l'invito, o non comunica il risultato entro breve termine, l'opera si considera accettata; e se riceve la consegna senza riserve si considera accettata anche se la verifica non è avvenuta (articolo 1665).

Dall'accettazione in avanti la garanzia dell'appaltatore non è dovuta per le difformità e i vizi che erano conosciuti dal committente o erano riconoscibili, purché non siano stati taciuti in mala fede (articolo 1667, primo comma). I difetti nascosti restano coperti; quelli che si vedevano, no. Il verbale è l'unico posto in cui si decide quali sono quali, e si decide in piedi, con una penna.

Se il vostro ordine sia una vendita con posa o un appalto — e quindi quali termini valgano — è il tema della guida su fornitura e appalto. Il verbale conviene comunque: resta l'unica prova dello stato dei pezzi il giorno della consegna, e senza quella prova discutere di un difetto diventa discutere fra due memorie.

Un verbale o due?

Due, ed è la cosa più utile qui. La bolla che il trasportatore fa firmare all'arrivo riguarda i colli: quantità, imballi, danni visibili dall'esterno. Non riguarda l'opera montata, che in quel momento non esiste ancora. Il verbale vero si firma a montaggio finito, nello spazio in cui i pezzi staranno, con i meccanismi provati. Se le due firme finiscono sullo stesso foglio all'arrivo del camion, si accetta qualcosa che nessuno ha ancora visto.

Con consegne scaglionate — piano per piano, blocco di camere per blocco — conviene un verbale per lotto, sempre con la stessa struttura. Un verbale unico a fine commessa costringe a riaprire pezzi arrivati tre mesi prima, quando nessuno ricorda più in che stato fossero.

Che cosa deve contenere il verbale, riga per riga?

Fra imprese private non esiste un modulo prescritto: la forma è libera e conta solo il contenuto. Dodici righe coprono quasi tutto.

• data, ora e luogo esatto: indirizzo, piano, numero di camera o di locale;
• i riferimenti del contratto: ordine, conferma, commessa, lotto;
• che cosa si consegna, per voce e quantità — codice, descrizione, numero di pezzi, non «arredi camera 204»;
• lo stato dei luoghi: pavimenti protetti o no, altre imprese presenti, pulizie ancora da fare. È la riga che un mese dopo spiega un graffio;
• quali verifiche sono state fatte: a vista, a campione su un numero dichiarato di pezzi, funzionali sui meccanismi;
• le riserve, una per una, numerate;
• i documenti consegnati, per titolo e numero: rapporti di prova, omologazioni, dichiarazioni di conformità. Una certificazione che manca è una difformità, non una dimenticanza amministrativa;
• che cosa resta da fare, con una data accanto: pezzi mancanti, lavorazioni sospese per cause di cantiere;
• chi ha in custodia i pezzi non ancora montati, e dove sono stoccati;
• le istruzioni d'uso e manutenzione, se consegnate, e a chi;
• nome, qualifica e firma leggibile di chi consegna e di chi riceve;
• il numero delle fotografie allegate e dove sono archiviate.

Quali documenti devono arrivare con gli arredi è nella guida sui documenti; come si scrive la voce che li rende esigibili, nella guida al capitolato.

Che cosa rende una riserva utile, e che cosa la rende inutile?

Una riserva serve se chi la legge fra sei mesi capisce da sola di che si tratta. «Arredi da verificare» non è una riserva: è una firma senza riserve scritta con parole diverse. Una riserva utile dice quattro cose: quale pezzo, con codice e posizione; che cosa non va, in termini osservabili — «cucitura aperta per quattro centimetri sul bracciolo destro», non «finitura non conforme»; che cosa si chiede, fra sostituzione, ripresa in posto e nota di credito; entro quando.

Due errori si ripetono. Il primo è la riserva generica di stile burocratico, copiata dai modelli degli appalti pubblici: fra imprese private non ha la funzione che ha là, e non conserva nulla. Il secondo è la riserva orale, detta al montatore: il giorno in cui serve vale zero.

E quando non si riesce a ispezionare tutto — in un albergo che apre non si riesce quasi mai — la cosa onesta è scriverlo: quali camere sono state controllate e quali no, entro quando si verificheranno le altre, e che da quella verifica nascerà un verbale integrativo. Molto più solido di una firma piena data a scatola chiusa.

Le fotografie valgono come riserva?

Da sole no: documentano, non dichiarano. Una fotografia senza una riga che dica che cosa mostra, su quale pezzo e in che data è una fotografia di cui si discuterà. Il metodo è elementare: ogni riserva numerata, ogni fotografia con il numero della riserva, l'elenco allegato al verbale e la stessa cartella trasmessa per posta elettronica a entrambe le parti il giorno stesso. Il messaggio che le trasmette fa data, e conta più di qualunque archivio interno.

E se nessuno firma?

Capita in due versi opposti. Se è il committente a rimandare, l'attesa non lo protegge: l'opera si considera accettata anche quando il committente, invitato a verificare, non procede o non comunica il risultato entro breve termine (articolo 1665). Chi fornisce ha interesse a invitare per iscritto e a conservare la prova dell'invito; chi riceve, a presentarsi o almeno a fissare una data.

Se è chi consegna a non voler controfirmare, le riserve si scrivono comunque, si annota il rifiuto di firma e il documento si trasmette per iscritto lo stesso giorno. Una riserva trasmessa e non controfirmata è molto più solida di una riserva mai messa su carta.

E se il difetto compare dopo? Allora non era riconoscibile, e si resta nei termini di denuncia: sessanta giorni dalla scoperta e due anni dalla consegna dell'opera nell'appalto (articolo 1667), otto giorni e un anno nella vendita (articolo 1495). Sono termini brevi e decadono in silenzio: la segnalazione scritta va fatta appena si scopre il difetto, non quando si è deciso come risolverlo.

Le righe da copiare

Cinque formule da adattare:

• intestazione — «Verbale di consegna degli arredi. Ordine n. …, commessa …, lotto …. Luogo, data, ora.»;
• verifica — «La verifica è stata eseguita in contraddittorio fra le parti, a vista e in modo funzionale, sui pezzi elencati al punto 3. I locali non ispezionati sono al punto 8.»;
• riserva — «Riserva n. 3. Pezzo cod. …, camera 204: cucitura aperta per 4 cm sul bracciolo destro. Si richiede ripresa in posto entro il ….»;
• chiusura — «La consegna è accettata con le riserve da 1 a 7. La verifica dei locali non ispezionati avverrà entro il …, con verbale integrativo.»;
• la riga che quasi tutti dimenticano — «Lo stato dei luoghi è documentato dalle fotografie da 1 a 24, allegate e trasmesse a entrambe le parti in data odierna.».

Come lavoriamo noi

Lavoriamo su commessa, e le nostre forniture contract arrivano quasi sempre con il montaggio: chi ha prodotto il pezzo e chi lo consegna sono la stessa impresa. Sul verbale questo pesa, perché una riserva non deve attraversare la catena fra produttore, rivenditore e installatore per arrivare a chi può risolverla — ed è in quei passaggi che i termini si consumano. Prototipazione, produzione e logistica stanno nella stessa manifattura, con un interlocutore unico.

La raccomandazione che facciamo a chi compra è una sola: il verbale si decide prima della consegna, non il giorno della consegna — chi firma, su quale modulo, con quali allegati. Che cosa fissare per iscritto prima della produzione è nella guida sulla camera campione; chi coordina il montaggio e chi risponde dei danni, nella guida sul montaggio a cantiere aperto; quando ordinare perché le date tengano, nella guida sul calendario della fornitura. In una commessa alberghiera il valore più importante resta il tempo: prodotti a norma, certificati e consegnati nei tempi significano apertura veloce, e un albergo che apre comincia a fatturare.

Domande frequenti

Firmare il verbale di consegna mi fa perdere la garanzia?

Non quella sui difetti nascosti. Nell'appalto l'opera si considera accettata se il committente ne riceve la consegna senza riserve, anche senza verifica (articolo 1665), e dall'accettazione in avanti la garanzia non è dovuta per le difformità e i vizi che erano conosciuti o riconoscibili (articolo 1667). I difetti non riconoscibili restano coperti nei termini di denuncia. Per questo si firma con le riserve scritte, non senza.

Che differenza c'è fra la bolla del trasportatore e il verbale di consegna?

La bolla riguarda i colli: quantità, imballi e danni visibili dall'esterno allo scarico. Il verbale riguarda l'opera montata e si firma a montaggio finito, con i meccanismi provati. Sono due momenti e due documenti: metterli sullo stesso foglio significa accettare qualcosa che nessuno ha ancora visto.

Come si scrive una riserva perché valga?

Quattro elementi: quale pezzo, con codice e posizione; che cosa non va, in termini osservabili e non valutativi; che cosa si chiede, fra sostituzione, ripresa in posto e nota di credito; entro quando. Numerata, abbinata alle fotografie con lo stesso numero e trasmessa per iscritto lo stesso giorno.

Il committente non si presenta alla verifica: che cosa succede?

L'opera si considera accettata anche quando il committente, invitato a verificare, non procede o non comunica il risultato entro breve termine (articolo 1665). L'attesa non protegge chi riceve: conviene presentarsi, o fissare una data per iscritto. A chi fornisce conviene invitare per iscritto e conservare la prova dell'invito.

Ho scoperto un difetto un mese dopo la consegna: sono ancora nei termini?

Dipende da come si qualifica il contratto. Nell'appalto la denuncia va fatta entro sessanta giorni dalla scoperta, con prescrizione in due anni dalla consegna dell'opera (articolo 1667); nella vendita entro otto giorni dalla scoperta, con prescrizione in un anno (articolo 1495). Nel dubbio vale il termine più breve: una segnalazione scritta immediata non costa nulla.

Parlane con noi La divisione contract

Questa pagina cita gli articoli 1495, 1665 e 1667 del codice civile. Fra imprese private il verbale di consegna non è un atto tipizzato dal codice: la forma è libera, e le formule riportate qui sono proposte operative, non obblighi di legge. Come si qualifichi il vostro contratto e quali termini si applichino al vostro caso resta una valutazione da fare sul contratto e sui documenti della commessa: questa pagina non sostituisce il parere di un legale.